Messen & Kongresse

Messeorganisation und Messeplanung mit Checkliste 'Messestand planen'

Bei der Organisation einer Messe muss vom Messekonzept bis hin zur Messeplanung jedes Detail stimmen, damit die Kosten/Nutzen Rechnung aufgeht. Sonst ist schnell viel Geld verloren und das alles 'nur', weil das Messekonzept nicht gestimmt hat. Wir haben für die Messeorganisation eine Checkliste angelegt, damit Sie Ihren Messeauftritt in Ruhe planen können

Zunächst muss natürlich überprüft werden, ob eine Messeteilnahme dem Unternehmen etwas einbringt. Viele junge Firmen gehen überstürzt an den Start und vergessen grundlegende Erfordernisse. Und: Welche Messe kommt für mein Unternehmen in Frage? Kommt eine Firma z.B. aus der Gastronomie Branche und hat eher regionalen Bezug im Vertrieb, ist nicht unbedingt die Internorga, sondern  z.B. die GastRo in Rostock zu bevorzugen.

Als Newcomer gibt es auf Messen Spezialtarife oder sogar - wie auf der Internorga - die 'Newcomer Area'. Benötigt man nicht soviel Platz, kann man eventuell bei einem bekannten Partner, der auch ausstellt, am Stand teilnehmen. Vorteil: Geringere Kosten, man sammelt leichter Erfahrungen.

Falls das nicht in Frage kommt, muss an die Vorbereitung des Messestands in Angriff genommen werden und zwar mit folgenden Aufgaben (Checkliste Messeorganisation)

• Standgrößen abfragen, Kosten ermitteln
• Lage des geplanten Stands festlegen
• Messeteilnahme am besten per Einschreiben übermitteln

   
Selbstverständlich müssen auch finanzielle und personelle Rahmenbedingungen stimmen.
Sind diese Aufgabenfelder bewältigt, gilt es von den Zielgruppen die Key Accounts festzulegen. Weiterhin: Welche Anzeigen schaltet man, die Terminplanung sollte abgeschlossen sein.   

Nächster Schritt: Externe Kommunikation   

• Einladungen schicken an Kunden und Partner   
• Anzeigen in Printmedien und elektronische Medien?

Details zu Anzeigen in Printmedien und elektronische Medien

• Beiträge in Kunden- und Hauspublikationen   
• externe Newsletter
• Gewinnspiele, Verlosungen, Wettbewerbe, Verlosungen usw.   
• Wettbewerbspreise

   
Intern müssen nun Präsentationsschwerpunkte festgelegt werden mit den Sonderangeboten zur Messe.
   
Mit dem Messebau und einer eventuellen Agentur ist abzuklären    

• Gestaltung des Messestandes
• Zeichnung für Standdisplay   

   
Bei der weiteren Messeplanung und Messerorganisation ist an folgende Partner zu denken

• Agentur   
• Messebauer   
• Elektriker
• Tischler   
• Montagepersonal   

Viele Unterlagen schickt die Messe von selbst, es wird aber immer wieder einiges vergessen, deshalb muss der 'Merkzettel Messeorganisation' erstellt werden (auch mit internen Anforderungen)

• Ausstellerausweise, Aufbauausweise anfordern
• Anschlüsse für Internet, Telefon, Fax
• Elektroinstallationen
• Gutscheine für Eintrittskarten bestellen
• Parkscheine   
• Prospekt- und Informationsmaterial
• Versicherungen abgedeckt? (Haftpflicht, Diebstahl, Feuer, Transport usw.)
• Wasserinstallationen   
• Werbegeschenke

Infrastruktur Messestand prüfen

• Internet, Fax, Telefon usw.   
• Beamer, Filmprojektoren, TV, Video usw.   
• Musterprodukte
• Schlüssel
  

Kundenlisten anlegen   

• Liste der angemeldeten Besucher   
• Kontaktbögen anlegen (auch elektronisch)   

   
Personal für die Messe   

• Auswahl des Personals (intern und extern)   
• Arbeitsplan erstellen - wer ist wann anwesend?
• Hotels buchen
• Messeunterlagen verteilen   
• Namensschilder bestellen, fehlen noch Visitenkarten?
  
• Schulung des Standpersonals vor Ort
  
• Verantwortlichkeiten festlegen

   
Test des Messestandes

• Standabnahme   
• Einweisung des Personals
• Erinnerung: Kontaktbögen Pflege
• Test von Geräten und Leitungen (Telefone, PCs usw.)
  
• Vollständigkeit Material
  

   
Abbau  Messetand

• Abtransport Material
• Demontagepersonal
• Rücktransport der Produkte usw.

Nachbearbeitung der Messe   

• Auswertung der Kontakte
• Erfolgskontrolle   
• Follow up Maßnahmen/Bewerbungen
• Versand von Dokumentationen   
• Planung von Besuchen nach der Messe   
• Planung Nachakquisition
• Follow up Maßnahmen   
• Schlussbericht Messe

Verwandte Begriffe im Lexikon

• 3D Visualisierung
  
• Messe
• Tourismus Messen
• Wie erstelle ich eine Checkiste?
  

Firmen für die Messeplanung und Messebau

• Architektur/Design/Planung
• Büroausstattungen
• Catering und Partyservice
• Dekorationen
• Gemafreie Musik
• Haus- und Sicherheitstechnik
• Kaffeeautomaten und Kaffeemaschinen
• Leasing und Vermietung
• Personalberatung und Zeitarbeit
• PR-Agenturen
• Raumgestaltung
• Telekommunikation
• Versicherungen
• Werbung

Tipps

• Messestand gestalten: Big Ideas for Small Stands: Kleine Messestände ganz groß
• Maessebau: Messepraxis: Die professionelle Unternehmenspräsentation auf Messen und Ausstellungen

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