Зачем нужны инструменты бережливого управления в рамках одного офиса?

«В работе каждого офиса есть потери, которые мы не замечаем», – рассказывает Григорий Панов, генеральный директор компании «Grand Gift», на страницах блога, посвященного аспектам бережливого управления, – «На самом деле, любой работник скажет, что в это время он не курил, а работал – ходил что-то искал, куда-то звонил, кому-то что-то объяснял. Проблема видеть эти потери. Сейчас для бумаги используется карточка канбан. Кстати, бумага представлена как более потребляемый предмет в организации, а есть и другие офисные принадлежности от картриджа до жидкого мыла и пластиковых стаканчиков — около 80 наименований. Поэтому предложение не использовать бумагу (не говорите это художникам, которые рисуют на ней и делают макеты), равносильно не пить воду, не мыть руки, не менять батарейки и, извините, самое трудное не пользоваться туалетной бумагой.»

Помимо успешно реализуемой идеи бережливого офиса, «Grand Gift» активно делится своим опытом и наработками. Для чего,  даже приступили к подготовке серии видео-заметок о пользе и важности внедрения принципов бережливости. Первый из таких материалов найдете ниже.

Так какой все-таки офис – жадный или бережливый? А как Вы считаете?

• разработка нормативной документации компании
• управления изменениями в структуре компании – подготовка должностных инструкций, положений о подразделениях
• участие в описании бизнес-процессов: разработка инструкций, регламентов бизнес-процессов
• администрирование системы электронного документооборота: настройка полномочий пользователей, регистрация, согласование документов
• формализация бизнес-процессов и контроль их соблюдения
• построение и контроль документооборота компании
• описание существующих моделей бизнес-процессов и регламентов работы сотрудников подразделений компании
• описание организационных процессов и структур
• разработка оптимизированных вариантов моделей бизнес-процессов
• разработка и контроль исполнения показателей эффективности (KPI) по бизнес-процессам
• контроль соответствия фактических процессов и процедур утвержденным положениям, регламентам и инструкциям

Компания предлагает:

• официальное оформление
• конкурентоспособную заработную плату
• компенсационный пакет, включающий медицинскую страховку после 1 года работы в компании
• профессиональное развитие и возможность карьерного роста
• комфортные условия работы и дружелюбную атмосферу

Направляя свое резюме, пожалуйста, указывайте название вакансии и пожелания по заработной плате.

Податься на вакансию и получить более детальную информацию можно на сайте Rabota.ua

Специалисты агентства Cheil Worldwide подошли к проблеме весьма креативно, – они создали виртуальный магазин в помещениях станций метро! На стенах станций разместили изображения витрин супермаркета с товаром в натуральную величину. Такой «муляж» полок выглядит весьма реалистично, выкладка товара привычна постоянному покупателю.

Только в этом виртуальном магазине, клиенты фотографируют своими смартфонами QR-код, размещенный под необходимым им товаром. Автоматически, программа добавляет артикул товара в лист покупок клиента. После оплаты, клиент получает свой заказ на дом.

Виртуальном магазин – это не просто онлайн-магазин! Виртуальный магазин доступен в местах с высоким человеческим трафиком, таких как метро. Это новое удобство добавляет ценность потребителю, ведь теперь, в ожидании поезда, Вы можете заказать свежий хлеб к своему ужину!

Эта нестандартная идея уже принесла TESCO приятные плоды: онлайн продажи выросли на 130%, количество новых зарегистрированых пользователей возросло на 76%, Home plus занял первое место на рынке онлайн-магазинов в Южной Корее.

На видео ниже, Вы сможете увидеть, как воплотилась эта идея.

Для справки: 

Home Plus – это сеть дисконтных магазинов принадлежащая Samsung и Tesco. Сеть насчитывает 113 магазинов в Южной Корее. TESCO принадлежит 94% акций сети. Home Plus второй по величине ритейлер в Южной Корее.

Читайте статью полностью на сайте журнала «Стратегии» =>>>

В повседневной деятельности по контролю и управлению качеством постоянно возникают всевозможные проблемы, связанные, например, с появлением брака, неполадками оборудования, увеличением времени от выпуска партии изделий до ее сбыта, наличием на складе нереализованной продукции, поступлением рекламаций.

Диаграмма Парето позволяет распределить усилия для разрешения возникающих проблем и установить основные факторы, с которых нужно начинать действовать с целью преодоления возникающих проблем.

Различают два вида диаграмм Парето:

1. Диаграмма Парето по результатам деятельности. Предназначена для выявления главной проблемы и отражает нежелательные результаты деятельности, связанные:

• с качеством (дефекты, поломки, ошибки, отказы, рекламации, ремонты, возвраты продукции);
• с себестоимостью (объем потерь; затраты);
• сроками поставок (нехватка запасов, ошибки в составлении счетов, срыв сроков поставок);
• безопасностью (несчастные случаи, трагические ошибки, аварии).

2. Диаграмма Парето по причинам. Отражает причины проблем, возникающих в ходе производства, и используется для выявления главной из них:

• исполнитель работы: смена, бригада, возраст, опыт работы, квалификация, индивидуальные характеристики;
• оборудование: станки, агрегаты, инструменты, оснастка, организация использования, модели, штампы;
• сырье: изготовитель, вид сырья, завод-поставщик, партия;
• метод работы: условия производства, заказы-наряды, приемы работы, последовательность операций;
• измерения: точность (указаний, чтения, приборная), верность и повторяемость (умение дать одинаковое указание в последующих измерениях одного и того же значения), стабильность (повторяемость в течение длительного периода), совместная точность, тип измерительного прибора (аналоговый или цифровой).

Построение диаграммы Парето начинают с классификации возникающих проблем по отдельным факторам (например, проблемы, относящиеся к браку; проблемы, относящиеся к работе оборудования или исполнителей, и т.д.). Затем следуют сбор и анализ статистического материала по каждому фактору, чтобы выяснить, какие из этих факторов являются превалирующими при решении проблем.

В прямоугольной системе координат по оси абсцисс откладывают равные отрезки, соответствующие рассматриваемым факторам, а по оси ординат — величину их вклада в решаемую проблему. При этом порядок расположения факторов таков, что влияние каждого последующего фактора, расположенного по оси абсцисс, уменьшается по сравнению с предыдущим фактором (или группой факторов). В результате получается диаграмма, столбики которой соответствуют отдельным факторам, являющимся причинами возникновения проблемы, и высота столбиков уменьшается слева направо. Затем на основе этой диаграммы строят кумулятивную кривую.

Построение диаграммы Парето состоит из следующих этапов.

Этап 1.

Сначала следует решить:

1. какие проблемы необходимо исследовать (например, дефектные изделия, потери в деньгах, несчастные случаи);
2. какие данные нужно собрать и как их классифицировать (например, по видам дефектов, по месту их появления, по процессам, по станкам, по рабочим, по технологическим причинам, по оборудованию, по методам измерения и применяемым измерительным средствам; нечасто встречающиеся признаки объединяют под общим заголовком «прочие»);
3. определить метод и период сбора данных.

Этап 2.

Разработка контрольного листка для регистрации данных с перечнем видов собираемой информации.

Этап 3.

Заполнение листка регистрации данных и подсчет итогов.

Этап 4.

Разработка таблицы для проверок данных с графами для итогов по каждому проверяемому признаку в отдельности, накопленной суммы числа дефектов, процентов к общему итогу и накопленных процентов (табл. 1).

Этап 5.

Расположение данных, полученных по каждому проверяемому признаку, в порядке значимости и заполнение таблицы (см. табл. 1).

Таблица 1. Результаты регистрации данных по типам дефектов для построения диаграммы Парето.

Группу «прочие» следует размещать в последней строке независимо от ее числовых значений, поскольку ее составляет совокупность признаков, числовой результат по каждому из которых меньше, чем самое маленькое значение, полученное для признака, выделенного в отдельную строку.

Этап 6.

Нанесение горизонтальной и вертикальной осей.

Вертикальная ось содержит проценты, а горизонтальная — интервалы в соответствии с числом контролируемых признаков.

Горизонтальную ось разбивают на интервалы в соответствии с количеством контролируемых признаков.

Этап 7.

Построение столбиковой диаграммы (рис. 1).

Этап 8.

Проведение на диаграмме кумулятивной кривой (кривой Парето) (рис. 2).

Этап 9.

Нанесение на диаграмму всех обозначений и надписей, касающихся диаграммы (название, разметка числовых значений на осях, наименование контролируемого изделия, имя составителя диаграммы), и данных (период сбора информации, объект исследования и место его проведения, общее число объектов контроля).

В отношении построения и использования диаграммы Парето можно порекомендовать следующее:

• желательно использовать разные классификации и составлять много диаграмм Парето. Суть проблемы можно уловить, наблюдая явление с разных точек зрения, поэтому важно опробовать различные пути классификации данных, пока не будут определены немногочисленные существенно важные факторы, что, собственно, и является целью анализа Парето;
• группа факторов «прочие» не должна составлять большой процент. Большой процент этой группы указывает на то, что объекты наблюдения классифицированы неправильно и слишком много объектов попало в одну группу, а значит, следует использовать другой принцип классификации;
• если данные можно представить в денежном выражении, лучше всего показать это на вертикальных осях диаграммы Парето. Если существующую проблему нельзя оценить в денежном выражении, само исследование может оказаться неэффективным, поскольку затраты — важный критерий измерений в управлении;
• если нежелательный фактор можно устранить с помощью простого решения, это надо сделать незамедлительно, каким бы незначительным он ни был. Поскольку диаграмма Парето расценивается как эффективное средство решения проблем, следует рассматривать только немногочисленные существенно важные причины. Однако устранение относительно неважной причины простым путем может послужить примером эффективного решения проблемы, а приобретенный опыт, информация и моральное удовлетворение — оказать благотворное воздействие на дальнейшую процедуру решения проблем;
• не следует упускать возможности составить диаграмму Парето по причинам.

После выявления проблемы путем построения диаграммы Парето по результатам важноопределить причины ее возникновения. Это необходимо для ее решения. При использовании диаграммы Парето для выявления результатов деятельности и причин наиболее распространенным методом является АВС-анализ.

Сущность АВС-анализа в данном контексте заключается в определении трех групп, имеющих три уровня важности для управления качеством:

1. группа А — наиболее важные, существенные проблемы, причины, дефекты. Относительный процент группы А в общем количестве дефектов (причин) обычно составляет от 60 до 80%. Соответственно устранение причин группы Л имеет большой приоритет, а связанные с этим мероприятия — самую высокую эффективность;
2. группа В — причины, которые в сумме имеют не более 20%;
3. группа С — самые многочисленные, но при этом наименее значимые причины и проблемы.

Пример использования АВС-анализа в рамках диаграммы Парето приведен на рисунке 3.

АВС-анализ позволяет обоснованно определять приоритеты работ по управлению качеством проекта.

Автор: Марк Львович Paзу, доктор экономических наук, профессор, заведующий кафедрой управления проектами Государственного университета управления (Москва), заведующий кафедрой общего менеджмента Московской финансово-промышленной академии.

Источник информации: Центр дистанционного образования «Элитариум»,
Проект Wikipedia 

Небольшой видео-урок с порядком построения диаграммы Парето в программе Excel, Вы сможете увидеть ниже (видео на англ. языке)

- разработка календарного план-графика проекта;
- организацию работы проектной группы (распределение задач, мотивация, контроль промежуточных и итоговых результатов);
- проведение диагностики и построение моделей бизнес процессов (диаграммы потоков данных, диаграммы выполнения работ и матрицы принятия решений);
- проектирование моделей процессов, «как есть», «как должно быть»;
- разработка требований к программно-аппаратной части системы, подготовка технического задания;
- выбор системного интегратора по внедрению процессов оптимизации, ведение договорной работы;
- организация внедрения системы: проведение коммуникационных и обучающих сессий, подготовка итоговых контрольных отчетов на управляющему органу проекта;
- организация взаимодействия с внешними консалтинговыми структурами по вопросам внедрения проекта.

Личностные качества:

Коммуникабельность, умение планировать свою работу ,организаторские способности.

Функциональные обязанности:

• управление проектами оптимизации, организация работы проектной группы;
•  проведение диагностики и построение моделей бизнес процессов (
•  организация внедрения проектов оптимизации: проведение коммуникационных и обучающих сессий, подготовка итоговых контрольных отчетов управляющему органу проекта;
•  организация взаимодействия с внешними консалтинговыми структурами по вопросам внедрения проекта.

Мы предлагаем:

•  официальное оформление в штат, белую заработную плату, оплачиваемый отпуск и больничный;
•  перспективу профессионального и карьерного роста;
•  молодой дружный коллектив;
•  возможность сделать карьеру на лучшем канале ТВ!

Податься на вакансию можно на странице =>>

— — —

Ищете специалистов?

- менеджеров в сфере оптимизации бизнес-процессов;

- управленцев с сертификацией Lean Six Sigma;

- консультантов по вопросам бережливого управления?
Разместите информацию о вакансии на нашем ресурсе БЕСПЛАТНО! Обратитесь к нашим координаторам для получения более детальной информации =>>

Ознакомится с изданием можно ниже.

В этом году был запущен многофункциональный итальянский комплекс Salvagnini, позволивший автоматизировать значительное число операций, ранее выполнявшихся вручную. Завод – участник многочисленных выставок, обладатель дипломов, сертификатов и патентов на собственные разработки в области взломостойких дверей и замков.
— — —

Оригинальное название статьи: Как «красный директор» передал бизнес сыну и что из этого вышло.
Автор: Анна Соколова, Форбс Россия